¶ Формирование интренет-заказа
Интернет-заказ формируется на сайте и попадает в программу после настроенного обмена “ЮТД” и интернет-магазина.
Для того чтобы заказы клиента с сайта попадали в программу как документ Интернет-заказ, необходимо в настройках соответствий загружаемых документов правильно указать в какой документ загружать заказ с сайта. У не используемого для загрузки документа в поле "Вид документа" рекомендуется выставить "Не используется" для исключения ситуации загрузки одного заказа с сайта в два разных документа.
В интернет-заказ может входить как одно, так и несколько изделий. Оплата может производиться непосредственно на сайте или при получении заказа. При формировании заказа, в программе резервируются изделия. Если заказ состоит из нескольких позиций, изделия для такого заказа могут собираться с нескольких складов. Доставка заказанных изделий может быть осуществлена транспортной компанией или курьером. При желании, ювелирные изделия можно получить самостоятельно в ближайшей розничной торговой точке.
Управление всеми заказами осуществляется из одного рабочего места Обработка заказов, специально разработанного для менеджера, в задачи которого входит подтверждение заказа, уточнение данных клиента, управление товарами в заказе, сборка заказа и передача в пункт выдачи интернет-заказов.
Все выгруженные с сайта интернет-заказы попадают в картотеку Обработка заказов со статусом Новый. Обработка доступна на вкладке Интернет-магазин.
Для удобства управления заказами обработка позволяет отобрать заказы по параметрам указанным выше над списком интернет заказов.
Для того чтобы сделать отбор по только что выгруженным заказам установите Статус Новый.
Кнопки Обработки заказов:
- Поиск - происходит поиск заказов по указанным параметрам.
- Обновить - происходит обновление статусов заказов.
- Создать - по кнопке создать создается пустой документ «Интернет заказ» или на основании документа «Интернет заказ» документ «Событие».
¶ Документ Событие
Документ предназначен для регистрации запланированных пользователем событий и хранения уже совершившихся событий.
Это могут быть запланированные телефонные звонки, отправка писем и другие события, требующие планирования времени.
Список документов можно открыть из раздела Интернет-магазин – События.
Создание события происходит по нажатию кнопки Создать-Событие в Обработке заказов, предварительно необходимо выделить строку с нужным заказом.
Поля шапки документа Номер, Дата, Заказ заполняются автоматически.
Менеджеру необходимо выбрать из списка Вид события и написать Описание события.
Виды событий могут быть:
- Телефонный звонок – запланировать телефонный звонок с клиентом;
- Электронное письмо – запланировать отправку электронного письма клиенту;
- SMS сообщение – запланировать смс сообщение клиенту;
- Прочее – прочее событие
¶ Документ Интернет-заказ
Документ предназначен для отображения, оформленного на сайте интернет заказа в программе Ювелирный торговый дом.
Список документов можно открыть из раздела Интернет-магазин – Интернет заказ и интернет-магазин – Обработка заказов.
При открытии существующего изсписка двойным щелчком кнопки мыши будет открыто окно документа. В случае если настроенного обмена с сайтом нет, но требуется создать интернет-заказ вручную, то создание документа проводится по кнопке Создать в Обработке заказов.
Основные параметры интернет-заказа заполняются на сайте. При поступлении заказа в ЮТД, менеджер созванивается с клиентом, подтверждает заказ и уточняет контактные данные.
Поля Номер и Дата заполнятся автоматически при проведении обмена с сайтом. В случае ручного заполнения их необходимо заполнить менеджеру.
На закладке Общие менеджер уточняет и если необходимо дозаполняет общие сведения о заказе.
В области Данные заказчика уточняются контактные сведения о заказчике.
Если в программе есть карта лояльности, привязанная к указанному номеру телефону, то она автоматически заполнится.
По кнопке Создать по данным документа открывается окно создания карты лояльности, сведения о контрагенте заполняются автоматически из документа Интернет заказ.
При нажатии на ссылку можно заполнить адрес по ФИАС, что облегчит последующую интеграцию со службами доставки.
В области Данные заказа уточняются сведения об оплате и доставке заказа.
Заказ может быть оплачен двумя способами оплаты картой или наличными, полностью или частично оплачен на сайте или оплачен в программе непосредственно при получении. В случае частичной или полной оплаты на сайте появится соответствующая надпись.
В программе предусмотрено 3 варианта способа доставки интернет-заказа:
- Самовывоз. При этом должен быть указан магазин, в который придет покупатель для окончательного расчета и получения ювелирных изделий
- Доставка собственным курьером. Если используется доставка, обязательно нужно указать склад, с которого будет происходить выдача заказа курьеру или экспедиционной компании.
- Доставка экспедиционной компанией.
Если в заказе используется доставка необходимо указать службу, через которую она будет осуществляться.
При создании нового элемента справочника Служба доставки по кнопке Создать или открытии существующего из списка двойным щелчком кнопки мыши будет открыто окно редактирования элемента. Справочник Службы доставки можно открыть из раздела Интернет-магазин – Службы доставки.
При создании службы доставки сторонней организации заполняются Склад выдачи с которых будет осуществляться выдача заказов в доставку и Данные контрагента.
Данные контрагенты нужны для автоматической подстановки в документ Передача курьерской службе.
Если доставка заказа осуществляется собственными курьерами организации, устанавливается флаг «Свои курьеры», который означает передачу заказа собственным курьерам. Данные контрагента в таком случае не используются.
На закладке Товары заполняются сведения о товарах в заказе. Верхняя табличная часть Товары интернет заказа заполняются автоматически товарами заказанными клиентом на сайте. Нижняя часть это Подобранные товары с остатков на складах, заполняется менеджером который осуществляет сборку заказа.
Флаг Отказ отвечает за отказ от некоторых позиций заказа в процессе обработки, в случае если их не оказалось на складе.
Кнопки на командной панели таблицы Подобранные товары:
- Заполнить товары - для каждой позиции в заказе происходит подбор подходящих артикулов с остатков по определенному алгоритму. В первую очередь программа проверяет наличие товара на складах указанных как склад самовывоза в случае забора товара клиентом самостоятельно и складе указанном как склад выдачи курьеру в случае использования услуги доставки. Если товара на складах не оказалось программа осуществляет поиск по остаткам на складах согласно указанным складам подсортировки интернет заказов. Справочник склады подсортировки интернет заказов можно открыть из раздела Интернет-магазин – Склады подсортировки интернет заказов.
В справочнике необходимо заполнить соответствие основного склада и групп складов, на которых будет производиться поиск товаров в случае отсутствия на основном складе.
После заполнения программа будет автоматически производить поиск товара на указанных складах.
Менеджер может сам вручную осуществить подбор товаров заказа по кнопке:
- Подобрать товары - происходит ручное заполнение подобранных товаров с остатков в соответствующей форме. Подбор товара осуществляет двойным щелчком мыши по товарам в табличной части Остатки.
По кнопке Перенести в документ происходит перенос подобранных товаров с остатков в документ.
В заказе помимо ювелирных изделий и сопутствующих товаров могут присутствовать какие-то услуги, которые менеджер может автоматически перенести в Подобранные товары.
- Перенести услуги - происходит перенос товаров заказа с видом Услуга в Подобранные товары. В случае если товара с указанными параметрами нет на остатках но клиент согласен на замену каким-то другим товаров менеджер может осуществить замену недостающего товара.
- Заменить товар в строке - происходит замена товара из заказа, на другой товар с остатков.
- Очистить товары - происходит очищение подобранных товаров в заказе.
Менеджер может следить за Процессом сборки заказа - сколько товаров еще надо подобрать с остатков, который отображается над табличной части Товары.
Когда все товары подобраны, становится доступной кнопка Зарезервировать и отправить на сборку. Статус заказа меняется на В обработке. А на закладке Дополнительно заполняется Дата резервирования.
Если товары зарезервированы не на складе выдачи, то в системе формируется заявка на перемещение товара между складами. Менеджер может открыть список заявок из раздела Интернет-магазин – Заявка на перемещение товаров.
Менеджер на основании Заявки на перемещение товара может автоматически сформировать документ Перемещение товаров.
Если все перемещения завершились и все позиции по заказу собраны на складе выдачи, то статус заказа измениться на Собран.
В случае если по каким-то причинам заказ необходимо отменить менеджер нажимает кнопку Отмена заказа по которой отменяется заказ и создается событие отмены заказа.
В созданном автоматически событии менеджеру необходимо указать причину отказа от заказа.
На закладке История заказа можно отследить изменение статусов интернет заказа.
На закладке Дополнительно в случае ручного создания заказа заполняется организация и ответственный.
Даты резервирования и отмены заполняются автоматически при осуществлении соответствующей операции.
¶ Передача интернет-заказа
¶ Документ Передача курьерской службе
Документ «Передача курьерской службе»
Документ предназначен для передачи готовых к отгрузке заказов службе доставки.
В программе реализовано два способа создания документа Передача курьерской службе: создание документа менеджером вручную и создание с помощью Обработки заказов.
Создание документа вручную
Список документов можно открыть из раздела Интернет-магазин – Передача курьерской службе.
В шапке документа заполняется Организация, Склад и Служба доставки. Контрагент и Договор контрагента заполняется автоматически из службы доставки.
Подбор заказов осуществляется при нажатии соответствующей кнопки в форме документа.
В форме подбора заказа отображаются все найденные интернет заказы, готовые к отгрузке в эту службу доставки с указанного склада. Подбор интернет заказов осуществляется двойным щелчком мыши по строке заказа для добавления.
По кнопке Добавить в документ осуществляется перенос выбранных заказов в документ Передача курьерской службе. Передача может осуществляться сразу нескольких заказов.
В документе передачи предусмотрен специальный реквизит – Номер сейф пакета, по которому можно в дальнейшем отслеживать “судьбу” посылки по сервису компании.
Создание с помощью обработки
В программе реализована передача заказов в курьерскую службу с помощью Обработки заказов. При выделении строки заказа в статусе Собран и способом доставки Служба доставки внизу обработки появляется кнопка Выдать службе доставки.
При нажатии кнопки Выдать службе доставки автоматически создается документ Передача курьерской службы. Статус заказа меняется на Выдан курьеру.
¶ Реализация интернет-заказа
Самовывоз
Если клиент сам забирает интернет-заказ из торговой точки, то реализация оформляется через Рабочее место кассира (РМК). В меню РМК добавлена отдельная операция.
Предварительно необходимо задать настройки работы с интернет заказами в настройках РМК.
А так же изменить статус заказа с Собран на Готов к отгрузке. Менеджер выделяет строку заказа со статусом Собран и внизу обработки становится доступна кнопка изменения статуса заказа. После изменения статуса заказа становится доступен для выдачи.
При нажатии продавцом кнопки Выдача интернет заказа в меню РМК открывается форма подбора заказов готовых к отгрузке. Для осуществления подбора продавцу необходимо ввести номер интернет заказа или телефон получателя и нажать кнопку Поиск.
При двойном клике по строке готового к выдаче заказа переносятся данные заказа в РМК.
Если в настройках РМК выставлен флаг «Отправлять код подтверждения», то на указанный в списке номер будет отправлено SMS сообщение с кодом подтверждения и будет открыто окно для его ввода.
Если код введен корректно, то при нажатии кнопки «Подтвердить» товары из заказа будут перенесены в табличную часть товары РМК кассира. Будут доступны кнопки: «Карта лояльности», «Отмена чека», «Выход», «Оплата» и кнопки верхнего меню.
Автоматические и ручные скидки возможны по настройке РМК и если не была внесена предоплата.
Если заказ не оплачен, разрешается удалять строки. При нажатии на кнопку «Оплата» будет открыто окно оплаты. Если была 100% предоплата, будет заблокирована возможность изменять виды оплаты, и будет пробит чек на отгрузку при нажатии кнопки «Оплата». Если не было предоплаты, то будет доступ для распределения сумма заказа.
Сумма предоплаты отражается отдельной строкой, недоступной для редактирования. При возврате товаров, отгруженных по заказу, сумма предоплаты встает в вид оплаты «Безнал». После оплаты статус заказа становится Продан.
Доставка через курьерскую службу
На основании документа Передача курьерской службе, можно сформировать документ Реализация товаров и услуг.
Для работы со службой доставки в программе реализован новый вид договора Со службой доставки.
В документах Отчет комиссионера о продажах и Возврат товара от покупателя появилась возможность осуществлять заполнение табличной части артикулами, привязанными к номеру сейф пакета.
