¶ Учет наличных денежных средств
Учет наличных денежных средств ведется для каждой кассы организации. Перечень касс задается в справочнике Кассы. Каждая касса относится только к одной организации.
¶ Поступление наличных денежных средств
Поступление наличных денежных средств оформляется документом Приходный кассовый ордер.
Список документов можно вызвать из пункта меню Финансы – Касса – Приходные кассовые ордера.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован приход наличных денежных средств по различным операциям:
- расчеты с контрагентами (оплата покупателя, возврат денежных средств поставщиком, расчеты по кредитам и займам, прочие расчеты с контрагентами)
- возврат денежных средств подотчетником
- прием розничной выручки
- прочее поступление денежных средств
- получение наличных денежных средств в банке
Вне зависимости от вида операции для документа указывается Организация и Касса поступления денежных средств. В кассе денежные средства могут храниться только в одной валюте. Поэтому валюта, указанная в кассе, определяет валюту оформляемого документа.
В поле Сумма документа указывается сумма поступивших денежных средств, также необходимо указать Ставку НДС, поле Сумма НДС рассчитывается автоматически.
Также предусмотрена возможность указать Статью движения денежных средств.
Документ может проводиться в два этапа. При проведении документа без установленного флага Оплачено информация о поступлении денежных средств записывается, как незавершенный платеж. Затем можно отразить фактическое поступление денежных средств в кассу, для этого флаг необходимо установить и перепровести документ. Такую схему работы удобно применять в том случае, если выписка документа производится одним пользователем (например, менеджером по продажам), а фиксация поступления наличных денежных средств производится при приеме денежных средств в кассу (например, кассиром).
Для того, чтобы документ выполнял движения по уменьшению/увеличению задолженности контрагентов необходимо установить флаг Отразить в опер. учете.
На вкладке Печать указываются параметры формирования печатной формы: информация о том, от кого получены наличные денежные средства (поле Принято от в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.
В зависимости вид операции документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов.
Учет поступлений от контрагентов
Для учета поступлений от контрагентов необходимо указать:
- контрагента, от которого поступил платеж
- договор контрагента
При выбранном виде операции Оплата покупателя, Возврат денежных средств поставщиком возможны два варианта отражения поступления наличных денежных средств от контрагента:
- по одному договору и сделке
- по нескольким договорам или сделкам
Переключение между режимами производится по переключателю Списком/Без разбиения.
Отражение поступления по одному договору и сделке
При отражении поступления по одному договору указывается контрагент, договор контрагента, сумма документа в соответствующих полях формы.
Отражение поступления по нескольким договорам
В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть Расшифровка платежа. Для каждой строки табличной части необходимо указать:
- договор контрагента
- сделку (при необходимости)
- сумму платежа. Итог по колонке Сумма платежа должен равняться сумме документа
- курс валюты взаиморасчетов по договору
- ставку НДС
- статью движения денежных средств
Прием розничной выручки
Эта операция выполняется при приеме выручки из кассы ККМ при розничных продажах.
При этом в документе появляется дополнительное поле Касса ККМ, в котором выбирается та касса ККМ, в которую передаются денежные средства.
Возврат денежных средств подотчетнику
При оформлении данной операции необходимо выбрать подотчетное лицо из справочника Физические лица, которое возвращает денежные средства и документ (Расходный кассовый ордер), по которому производится возврат денежных средств.
Сумма по документу ПКО будет пересчитана в сумму валюты взаиморасчетов с подотчетником, которая была зафиксирована при выдаче ему денежных средств.
Получение наличных денежных средств в банке
При оформлении такой операции указывается расчетный счет организации, с которого снимаются денежные средства. Валюта выбранного расчетного счета и кассы должны совпадать.
Прочее поступление денежных средств
При выбранном виде операции Прочее поступление денежных средств пользователю необходимо указать статью движения денежных средств.
Печать документа
По команде Приходный касовый ордер будет выведена соответствующая печатная форма документа.
¶ Выдача наличных денежных средств
Выдача наличных денежных средств оформляется документом Расходный кассовый ордер.
Список документов можно вызвать из пункта меню Финансы – Касса – Приходные кассовые ордера.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован приход наличных денежных средств по различным операциям:
- расчеты с контрагентами (оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, расчеты по кредитам и займам, прочие расчета с контрагентами)
- выдача денежных средств подотчетнику
- выдача денежных средств в кассу ККМ
- прочий расход денежных средств
- взнос наличными в банк
Дальнейший алгоритм действий подобен алгоритму при проведении поступления денежных средств.
Вне зависимости от вида операции для документа указывается Организация и Касса расхода денежных средств. В кассе денежные средства могут храниться только в одной валюте. Поэтому валюта, указанная в кассе, определяет валюту оформляемого документа.
В поле Сумма документа указывается сумма расхода денежных средств, также необходимо указать Ставку НДС, поле Сумма НДС рассчитывается автоматически.
Также предусмотрена возможность указать Статью движения денежных средств.
Документ может проводиться в два этапа. При проведении документа без установленного флага Оплачено информация о расходе денежных средств записывается, как незавершенный платеж. Затем можно отразить фактический расход денежных средств из кассы, для этого флаг необходимо установить и перепровести документ.
Для того, чтобы документ выполнял движения по уменьшению/увеличению задолженности контрагентов необходимо установить флаг Отразить в опер. учете.
На вкладке Печать указываются параметры формирования печатной формы: информация о том, кому выдаются денежные средства, а также основание и приложение.
В зависимости вид операции документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов.
Учет платежей контрагентам
Для учета платежей контрагентам необходимо указать:
- контрагента, которому направляется платеж
- договор контрагента
При выбранном виде операции Оплата поставщику, Возврат денежных средств покупателю возможны два варианта отражения оплаты контрагенту:
- по одному договору и сделке
- по нескольким договорам или сделкам
Переключение между режимами производится по переключателю Списком/Без разбиения.
Отражение платежа по одному договору и сделке
При отражении платежа по одному договору указывается контрагент, договор контрагента, сумма документа в соответствующих полях формы.
Отражение платежа по нескольким договорам и сделкам
В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть Расшифровка платежа. Для каждой строки табличной части необходимо указать:
- договор с контрагентом
- сделку (при необходимости)
- сумму платежа (часть суммы документа, относимую на данный договор и сделку); итог по колонке Сумма платежа должен равняться сумме документа
- курс валюты взаиморасчетов по договору, по которому будет учтен платеж во взаиморасчетах или сумму, на которую изменится состояние взаиморасчетов
- ставку НДС
- статью движения денежных средств
Выдача денежных средств в кассу ККМ
Эта операция выполняется в том случае, если в кассу ККМ при розничной продаже необходимо передать наличные денежные средства (например, на сдачу покупателям в начале кассовой смены). При этом в документе появляется дополнительное поле Касса ККМ, в котором выбирается та касса ККМ, в которую передаются денежные средства.
Выдача денежных средств подотчетнику
При оформлении данной операции необходимо из справочника Физические лица выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства. Также, возможно выбрать расчетный документ (Авансовый отчет), по которому подотчетному лицу возмещаются расходы.
Валюта взаиморасчетов, зафиксированная в документе РКО, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу, будет определена как валюта подотчетного лица.
Именно в этой валюте подотчетное лицо должен будет отчитываться, и оформлять авансовый отчет. Документ может быть проведен по учету только в том случае, если выбранная валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом совпадает с валютой выбранной кассы.
Взнос наличными в банк
При оформлении такой операции указывается расчетный счет организации, на который поступают денежные средства. Валюта выбранных расчетного счета и кассы должны совпадать.
Прочий расход денежных средств
При выбранном виде операции Прочий расход денежных средств пользователю необходимо указать статью движения денежных средств. В этом режиме в учете будет отражено только списание денежных средств из кассы.
Печать документа
По команде РКО будет выведена соответствующая печатная форма документа.
¶ Оформление авансового отчета
Информация о расходах денежных средств подотчетным лицом регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
Список документов можно вызвать из пункта меню Рабочее место товароведа – Закупка – Авансовые отчеты.
Авансовый отчет оформляется в валюте, в которой производилась выдача денежных средств подотчетному лицу документом Расходный кассовый ордер.
Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на странице Авансы.
По команде Заполнить – Заполнить по остаткам табличная часть будет заполнена остатками сумм по авансам, выданным подотчетным лицам.
Указывается непосредственно документ Расходный кассовый ордер, его Сумма и Валюта, а также остаток выданных денежных средств по документу. В колонке Израсходованно пользователь может изменить сумму израсходованных средств.
Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:
- закупку товаров
- оплату поставщикам
- прочие (дополнительные) расходы
Данные о расходе денежных средств заполняются в документе Авансовый отчет на соответствующих страницах табличной части.
Для распределения суммы израсходованных по отчету средств по расходным ордерам можно воспользоваться командой Заполнить – Распределить сумму по РКО.
Товары
Информация о закупленных подотчетным лицом товарах фиксируется на странице Товары.
При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товарах сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.
Табличная часть заполняется либо вручную, либо копированием табличной части другого документа по команде Заполнить – Скопировать табл. часть из документа.
Ввод информации об изделиях аналогичен операции поступления товаров. Для товара указываются основные параметры, такие как: Номенклатура, Характеристика, Размер, Количество, Вес, Цена, Сумма, Весовой и т.д.. Серии номенклатуры товару присваиваются в момент проведения документа. Дополнительно указываются: Заказ клиента, параметры входящего документа, Поставщик, данные счета фактуры.
Оплата поставщику
Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на странице Оплата.
Сумма фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.
При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.
Дополнительные расходы
К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на странице Прочее. В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.
¶ Анализ взаиморасчетов с подотчетными лицами
Полную информацию о взаиморасчетах с подотчетными лицами можно получить с помощью отчета Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами.
Отчет можно открыть из раздела Рабочее место товароведа – Отчеты – Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами.
В качестве расчетного документа будет отображаться документ Расходный кассовый ордер, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства и документ Авансовый отчет, по которому подотчетное лицо отчитывалось за выданные ему средства.
В том случае, если подотчетное лицо возвращало неистраченные денежные средства, в отчете будет отображен документ Приходный кассовый ордер, по которому оформлялся возврат денежных средств от подотчетного лица.
¶ Учет безналичных денежных средств
¶ Поступление безналичных денежных средств
Поступление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение входящее.
Список документов можно вызвать из раздела Финансы – Банк – Платежные поручения входящие.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован приход безналичных денежных средств по различным операциям:
- расчеты с контрагентами (оплата покупателя, возврат денежных средств поставщиком, расчеты по кредитам и займам, прочие расчеты с контрагентами)
- прочее поступление денежных средств
Вне зависимости от вида операции для документа указывается Организация и Банковский счет поступления денежных средств. На банковском счете денежные средства могут храниться только в одной валюте, которая определяет валюту документа.
В поле Сумма документа указывается сумма поступивших денежных средств, также необходимо указать Ставку НДС, поле Сумма НДС рассчитывается автоматически.
Также предусмотрена возможность указать Статью движения денежных средств, Номер и Дату входящего документа.
Документ может проводиться в два этапа. При проведении документа без установленного флага Оплачено информация о поступлении денежных средств записывается, как незавершенный платеж. Затем можно отразить фактическое поступление денежных средств на банковский счет (оплата документа банком, фактическое поступление). Для этого необходимо установить флаг Оплачено и указать Дату оплаты, затем перепровести документ.
Для того, чтобы документ выполнял движения по уменьшению/увеличению задолженности контрагентов необходимо установить флаг Отразить в опер. учете.
В зависимости вид операции документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов.
Учет поступлений от контрагентов
Для учета поступлений от контрагентов необходимо указать:
- контрагента, от которого поступил платеж
- договор контрагента
- банковский счет контрагента
- заказ клиента (при необходимости) – указывается документ сделки, в рамках которого осуществляется оплата
При выбранном виде операции Оплата покупателя, Возврат денежных средств поставщиком возможны два варианта отражения поступления наличных денежных средств от контрагента:
- по одному договору и сделке
- по нескольким договорам или сделкам
Переключение между режимами производится по переключателю Списком/Без разбивки.
Отражение поступления по одному договору и сделке
При отражении поступления по одному договору указывается контрагент, договор контрагента, банковский счет и сумма документа в соответствующих полях формы.
Отражение поступления по нескольким договорам
В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть Расшифровка платежа. Для каждой строки табличной части необходимо указать:
- договор контрагента
- сделку (при необходимости)
- сумму платежа. Итог по колонке Сумма платежа должен равняться сумме документа
- курс валюты взаиморасчетов по договору
- ставку и сумму НДС
- статью движения денежных средств
Прочее поступление безналичных денежных средств
Используется для отражения прочего поступления денежных средств.
¶ Списание безналичных денежных средств
Списание безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение исходящее.
Список документов можно вызвать из раздела Финансы – Банк – Платежные поручения исходящие.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход безналичных денежных средств по различным операциям:
- расчеты с контрагентами (оплата поставщикам, возврат денежных средств покупателям, расчеты по кредитам и займам, прочие расчеты с контрагентами)
- перечисление налога
- прочее поступление денежных средств
Вне зависимости от вида операции для документа указывается Организация и Банковский счет списания денежных средств. На банковском счете денежные средства могут храниться только в одной валюте, которая определяет валюту документа.
В поле Сумма документа указывается сумма расходы денежных средств, также необходимо указать Ставку НДС, поле Сумма НДС рассчитывается автоматически.
Также предусмотрена возможность указать Статью движения денежных средств, Номер и Дату входящего документа.
Документ может проводиться в два этапа. При проведении документа без установленного флага Оплачено информация о поступлении денежных средств записывается, как незавершенный платеж. Затем можно отразить фактическое поступление денежных средств на банковский счет (оплата документа банком, фактическое поступление). Для этого необходимо установить флаг Оплачено и указать Дату оплаты, затем перепровести документ.
Для того, чтобы документ выполнял движения по уменьшению/увеличению задолженности контрагентов необходимо установить флаг Отразить в опер. учете.
В зависимости вид операции документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов.
Учет платежей контрагентам
Для учета платежей контрагентам необходимо указать:
- контрагента, которому направляется платеж
- договор контрагента
- банковский счет контрагента
- заказ клиента (при необходимости) – указывается документ сделки, в рамках которого осуществляется оплата
При выбранном виде операции Оплата поставщику, Возврат денежных средств покупателю возможны два варианта отражения расхода безналичных денежных средств:
- по одному договору и сделке
- по нескольким договорам или сделкам
Переключение между режимами производится по переключателю Списком/Без разбиения.
Отражение платежа по одному договору и сделке
При отражении расхода по одному договору указывается контрагент, договор контрагента, банковский счет и сумма документа в соответствующих полях формы.
Отражение поступления по нескольким договорам
В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть Расшифровка платежа. Для каждой строки табличной части необходимо указать:
- договор контрагента
- сделку (при необходимости)
- сумму платежа. Итог по колонке Сумма платежа должен равняться сумме документа
- курс валюты взаиморасчетов по договору
- ставку и сумму НДС
- статью движения денежных средств
Перечисление налога
Дополнительно к Получателю и его банковскому счету потребуется заполнить параметры на вкладке Перечисление налогов.
Прочее списание безналичных денежных средств
Используется для отражения прочего расхода денежных средств. Данные получателя в таком случае можно не указывать.
Печать документа
По команде будет выведена соответствующая печатная форма документа.
¶ Клиент-банк
В программе предусмотрена возможность загрузки и выгрузки файлов системы Клиент-банк с помощью соответствующей обработки.
Обработку можно открыть из раздела Финансы – Сервис – Клиент-банк.
При открытии обработки поле Организация заполняется автоматически согласно значению по умолчанию, указанному в настройках пользователя.
Перед выполнением первого обмена с системой Клиент-банк потребуется выполнить настройку по команде Настройка.
¶ Настройка обмена с клиент-банком
В окне настроек необходимо выбрать:
- Банковский счет, по которому будут выгружаться платежные поручения
- Название программы банк-клиента из списка
- Переключатель Кодировка по умолчанию установлен в положение Windows, его можно установить в положение DOS (кодировка должна соответствовать кодировке в программе Клиент-банк)
- В поле Группа для новых контрагентов можно указать группу, в которую будут добавляться новые контрагенты (которых еще нет в информационной базе) при их создании. Если оставить поле пустым, то новые контрагенты будут создаваться в корне справочника Контрагенты
- Для возможности выгрузки платежных поручений установите соответствующий флаг в группе Выгрузка
- Если вы хотите, чтобы при выгрузке происходил контроль на Корректность номера документа – установите соответствующий флаг в группе Выгрузка
- Если требуется, чтобы после загрузки из клиент-банка платежные документы автоматически проводились, необходимо установить соответствующие флаги в группе Загрузка
После окончания настройки нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
¶ Выполнение выгрузки в Клиент-банк
Выгрузка в клиент-банк платежных поручений осуществляется на вкладке Отправка в банк.
Необходимо выбрать организацию (если она не заполнилась автоматически), а также указать период отбора платежных поручений.
После ввода организации и периода или по команде будет заполнен список отобранных документов Платежное поручение исходящее по указанной организации и в пределах указанного периода, у которых еще не установлен признак Оплачено.
С помощью команд можно отмечать необходимые к выгрузке платежные поручения, а с помощью команд Поиск/Отменить поиск выполнять поиск платежек по параметрам.
В табличной части выводится информация о платежном поручении: дата, номер, сумма платежа, контрагент, расчетный счет, назначение платежа, вид документа.
Если в табличной части есть документы с ошибками заполнения, данные документы выгружаться не будут а в колонке Описание ошибок будут выводиться список ошибок.
По команде Выгрузить будет открыто диалоговое окно сохранения текстового файла, где необходимо выбрать команду Сохранить и указать каталог для сохранения файла.
По команде Отчет о выгрузке можно открыть отчет о результатах выгрузки платежных поручений.
¶ Выполнение загрузки из Клиент-банка
Загрузка из клиент-банка платежных поручений осуществляется на вкладке Загрузка выписки из банка.
Нажмите кнопку Открыть и прочитать из файла, после чего будет открыто диалоговое окно выбора текстового файла, выгруженного из системы Клиент-банк.
После этого будет выполнено обновление данных из выписки.
Будет произведен поиск существующих выписок в программе, если документ не найден в колонке Документ будет выведено сообщение Не загружен.
В поле Поступило указывается сумма поступления на расчетный счет, в колонке Списано сумма списания с расчетного счета.
В колонках выводятся параметры контрагента:
- Контрагент
- Расчётный счет
- Договор
Если какой-то из параметров не найден, то выводится сообщение Не найден.
Пользователь может изменять значения указанных параметров вручную.
По командам Поднять все флаги/Опустить все флаги можно снимать и устанавливать флаги у строк таблицы.
По командам Поиск/Отменить поиск можно выполнять поиск платежек по параметрам.
Пользователь также может выполнить создание ненайденных параметров по команде Создать ненайденное, после чего будет открыто окно группового создания контрагентов, договоров и расчетных счетов.
Пользователь устанавливает у объектов, которые необходимо создать, а также проверяет значения реквизитов создаваемых объектов.
По кнопке Создать объекты будут созданы и записаны в информационную базу. В соответствии с эти обновится информация списке загружаемых банковских выписок.
После окончания анализа данных выписки нажмите кнопку Загрузить.
Данные выписок будут загружены в базу, и созданы документы Платежное поручение входящее/исходящее.
По команде Отчет о загрузке можно посмотреть отчет о результатах загрузки.
¶ Анализ движения денежных средств
Для выполнения анализа текущего остатка и движения денежных средств на предприятии предусмотрен ряд отчетов, список которых выводится в разделе Финансы – Отчеты.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
Отчет используется для выполнения сверки взаимных расчетов с контрагентами.
В отчете указывается Период, Организация, Контрагент. Есть возможность указания Договора контрагента, для вывода расчетов только по выбранному договору.
Анализ доступности денежных средств
Отчет используется для анализа доступности денежных средств касс и банковских счетов организации.
Анализ остатка денежных средств по дням
С помощью этого отчета можно произвести анализ остатков денежных средств с детализацией по дням.
Отчет сгруппирован по валюте, банковскому счету, кассе и виду денежных средств - наличные, безналичные платежи.
По каждому дню можно вывести информацию о текущем остатке, о суммах денежных средств, планируемых к поступлению и списанию, а также об остатках уже зарезервированных денежных средств. На основе этих данных рассчитывается ожидаемый остаток денежных средств.
Ведомость по денежным средствам
Отчет предназначен для получения информации о движении наличных и безналичных денежных средств за определенный период времени.
Остатки денежных средств
Отчет используется для анализ наличия денежных средств предприятия на определенную дату.
Отчет позволяет получить остатки наличных и безналичных средств по местам хранения (кассам и расчетным счетам). Оценка остатков денежных средств может производиться в валюте управленческого учета или в валюте, которая указана для расчетного счета или кассы торгового предприятия.
Движения денежных средств
Отчет предназначен для анализа движения денежных средств (наличных и безналичных) организации за определенный период времени в разрезе вида операции: приход/расход и статей движения денежных средств.
Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами
Используется для анализа взаиморасчетов с контрагентами по договорам.
Кассовая книга
Предназначен для вывода отчета по движению денежных средств в кассе предприятия за определенный период по форме КО-4.
