Отчеты можно условно разделить на три группы:
- Отчеты по остаткам – в таких отчетах выводятся в основном текущие остатки по объектам учета.
К таким отчетам можно отнести, например:
- Остатки товаров на складах
- Остатки товаров у комиссионеров
- Остатки денежных средств
- Остатки товаров в торговых точках
- Отчеты по оборотам – выводят информацию об оборотах (начальный остаток, приход, расход, конечный остаток) объектов учета.
К таким отчетам можно отнести, например:
- Ведомость по товарам на складах
- Ведомость по товарам, принятым на реализацию
- Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами
- Ведомость по денежным средствам
- Ведомость по розничной выручке
- Продажи
- Прочее – прочие отчеты, которые могут иметь свои правила настройки и формирования.
Например:
- Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
- Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры
- Кассовая книга
- Отчет по кассирам
- Сводные данные по продажам в рознице
¶ Общие возможности
Рассмотрим общие возможности по настройке и работе с отчетами на примере отчета Остатки товаров на складах.
Для каждого отчета будет выводиться командная панель с определенным набором команд.
- Сформировать
Команда, по которой происходит формирование отчета.
- Настройки
Команда вызывает окно настройки структуры отчета.
- Варианты настроек
С помощью этой команды можно управлять настройками вариантов отчетов: выбирать другой вариант отчета или сохранять текущий вариант.
- Найти
Кнопка поиска в табличном документе, с помощью которой можно осуществить поиск по указанной строке.
- Развернуть все группы/свернуть все группы
По команде Развернуть все группы все группировки отчета будут развернуты, по команде Свернуть все группы произойдет обратное действие - все группировки будут свернуты.
- Отобразить панель отбора
По команде будет открыта панель отборов отчета. Порядок настройки отборов рассмотрен в разделе настройки структуры отчета.
При повторном нажатии команды панель отборов будет скрыта.
- Автоматический расчет показателей
В форме отчета также предусмотрена стандартная возможность выполнять автоматический расчет таких показателей как: сумма, количество, среднее, максимум, минимум.
Удерживая левую клавишу мыши, выделите диапазон ячеек – автоматически будет рассчитан показатель выделенного диапазона.
Если необходимо рассчитать показатель для отдельных ячеек, отмечайте ячейки, удерживая клавишу Ctrl.
Если требуется, чтобы одновременно выводились сразу все показатели – установите соответствующий флаг в списке показателей. После этого все показатели будут выводиться в нижней части экрана.
- Раскрыть на весь экран
По команде табличный документ будет выведен в отдельном окне, которое можно развернуть на весь экран для удобства работы.
- Сохранить результаты отчета в файл
По этой команде будет выполнение сохранение табличного документа в файл в одном из предусмотренных форматов.
- Предварительный просмотр
Выводит табличный документ на предварительный просмотр перед выполнением печати.
- Печать
Будет открыто окно выполнения печати табличного документа.
Открыть новое окно
По команде Еще – Открыть новое окно еще одна форма отчета будет открыта в отдельном окне.
Расшифровка ячейки
Если в ячейке выводится значение ссылочного типа (справочник или документ): склад, номенклатура, тип изделия, проба и т.д., пользователь двойным щелчком кнопки мыши может открыть окно редактирования этого элемента.
Редактирование текста ячейки
Если пользователю требуется отредактировать текст в ячейке документа включить режим редактирования таблицы из пункта меню Еще – Таблица – Редактирование.
После этого ячейки таблицы будут доступны для редактирования по двойному щелчку мыши.
Важно! Отредактированные данные не сохраняются и при повторном формировании отчетабудут очищены!
При повторном выполнении этого действия режим редактирования ячейки будет выключен.
Уровни группировок
Отчет может содержать различные группировки, например группировки по организации, складу, номенклатуре и т.д.
Иногда требуется, чтобы группировки в сформированном табличном документе были свернуты до определенного уровня. Например, после формирования отчета отображать группировки только самого верхнего уровня.
Для этого необходимо нажать левой кнопки мыши в части экрана, где осуществляется управление группировками и выберите уровень группировки.
Группировки отчета будут свернуты/развернуты в зависимости от выбранного уровня.
¶ Настройка периодов отчетов
¶ Отчеты по остаткам
Для отчетов, которые выводят остатки по каким-либо объектам учета, потребуется установить дату остатков в поле Период. В таком случае, остатки будут выведены на начало указанного периода.
По нажатию кнопки с тремя точками будет открыто стандартное окно расширенной настройки периода, где можно ввести дату вручную или выбрать дату по календарю.
¶ Отчеты по оборотам
Для оборотных отчетов потребуется установить начало и окончание периода отчета.
Будет выводиться все движения объекта учета с начала дня начальной даты по конец дня конечной даты.
По нажатию кнопки с тремя точками будет открыто стандартное окно расширенной настройки периода, где можно ввести даты вручную, выбрать даты из календаря или установить стандартный период: месяц, год, квартал и т.д.
¶ Прочие отчеты
Для прочих отчетов, которые не относятся к рассмотренным ранее, также потребуется установка периода отчета. Для некоторых отчетов требуется указать только одну дату, для других потребуется указание начальной и конечной даты периода.
Установка периода происходит по аналогии с рассмотренными выше примерами.
¶ Настройка структуры отчета
Для каждого отчета в исходном виде выводятся только типовые настройки, это шаблон, который пользователь может настраивать под свои нужды с помощью формы Настройки структуры отчета, которая открывается по команде Настройки.
Настройка структуры отчета может производиться в двух режимах:
- Простая настройка
- Расширенная настройка
Переход из простой в расширенную возможен всегда с помощью установки флага Расширенная настройка. Обратный переход возможет только в том случае, если простой режим настройки способен отобразить настройки, указанные в расширенном режиме.
Примечание.
Механизм по настройке отчетов является универсальным для всех конфигураций 1С. Его функционал достаточно объемный, поэтому в рамках текущего руководства мы рассмотрим лишь основные, наиболее часто используемые возможности. Для более подробного изучения в интернете есть большое количество материалов по данной теме.
¶ Простая настройка
Структура отчета
В таблице Колонки отчета отображаются выбранные поля, которые будут являться колонками отчета. Если поле отмечено флагом, то соответствующая колонка будет выводиться в отчет. Если требуется скрыть какую-то колонку из отчеты, флаг у поля необходимо снять.
В таблице Группировки строк представлены аналитические разрезы, по которым необходимо детализировать и группировать в строках данные отчета.
Если пользователю требуется установить дополнительную группировку строк, необходимо нажать кнопку Новое поле и выбрать необходимую группировку.
Можно добавлять как группировки из предусмотренного списка, так и группировки по их реквизитам.
Пример 1
Добавим группировку по серии номенклатуры в отчет Остатки товаров на складах.
Пример 2
Добавим группировку по регистратору в отчет Ведомость по товарам на складах,для того, чтобы отследить, каким документом было выполнено движение товара.
Отбор и сортировка
В таблице Отбор можно накладывать условия на выводимые данные.
Некоторые отборы уже выведены в таблицу. Также пользователь может добавлять новые отборы по команде Добавить новый элемент и группировать условия в группы И/ИЛИ по команде Сгруппировать условия.
Далее необходимо установить Тип сравнения и Значение отбора.
В зависимости от типа данных параметра возможны следующие варианты:
- Равно – для отбора по конкретному значению.
- Не равно – для отбора по всем значений, кроме указанного.
- В списке – в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка.
- Не в списке – в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку.
- В группе – используется для иерархических справочников. Будут подобраны все элементы, по значениям отбора, входящим в группу.
- Не в группе – используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу.
- В группе из списка – выбирается список из нескольких групп, отбираются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы.
- Не в группе из списка – выбирается список из нескольких групп, отбираются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы.
- Заполнено – используется для отбора элементов только с заполненным значением указанного поля.
- Не заполнено – используется для отбора по незаполненному значению указанного поля.
В таблице Сортировка указываются параметры сортировки строк отчета.
Оформление
В таблице Условное оформление можно указывать параметры оформления строк отчета: выделение строк по отбору цветом, регулирование шрифта и размера текста и т.д.
По команде Добавить будет открыто окно редактирования нового условного оформления.
На закладке Оформление установите желаемое оформление полей: цвет фона, цвет текста и т.д.
На закладке Условие укажите условие, при выполнении которого оформление будет применяться к полям.
На закладке Оформляемые поля выберите поля из списка доступных полей, к которым будет применяться оформление, если условие выполнено.
На закладке Дополнительно укажите область применения элемента условного оформления. На странице перечислены все возможные области использования редактируемого элемента оформления. Если флажок области установлен, то элемент оформления будет использоваться при отображении этой области.
¶ Расширенная настройка
Расширенный режим редактирования позволяет осуществлять более сложные настройки отчета. Для некоторых отчетов в программе редактирование настроек отчета может производиться только в этом режиме, поэтому рассмотрим основные его возможности.
Структура отчета
В таблице Структура отчета выводятся группировки отчета. Здесь можно добавлять новые группировки и скрывать текущие.
Пример 1
Добавим группировку по регистратору в отчет Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами, для того, чтобы отследить, каким документом было выполнено движение взаиморасчетов.
Параметры
Используемые при выводе отчета параметры. Работа с таблицей параметров рассмотрена в разделе простой настройки.
Поля
В таблице Поля отображаются выбранные поля, которые будут являться колонками отчета. Если поле отмечено флагом, то соответствующая колонка будет выводиться в отчет. Если требуется скрыть какую-то колонку из отчета, флаг у поля необходимо снять.
Отбор
В таблице Отбор можно накладывать условия на выводимые данные. Механизм работы с отборами отчетов рассмотрен в разделе простой настройки.
Сортировка
В таблице Сортировка указываются поля сортировки строк отчета. Работа с таблицей сортировки рассмотрена в разделе простой настройки.
Условное оформление
В таблице Условное оформление можно указывать параметры оформления строк отчета: выделение строк по отбору цветом, регулирование шрифта и размера текста и т.д.
Механизм работы с оформлением рассмотрен в разделе простой настройки.
Дополнительные настройки
Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.
Рассмотрим некоторые возможности, которые предоставляет расширенная настройка отчета.
Построение диаграмм
С помощью расширенных настроек можно также выполнять построение диаграмм.
Пример 1
Рассмотрим построение диаграммы на примере отчета Продажи.
Для этого в таблице Структура отчета необходимо добавить новую диаграмму.
После этого необходимо указать точки и серии диаграммы. В рассмотренном примере необходимо вывести диаграмму для сравнения объема выручки продаж по складам.
Поэтому в качестве точки мы назначим поле Склад, а остальные группировки удалим из структуры отчета.
В таблице Поля оставим отображение только для поля Выручка.
На вкладке Дополнительные настройки укажем тип диаграммы и дополнительные параметры вывода.
В результате отчет будет выводиться в виде круговой диаграммы, на которой наглядно отображается распределение суммы выручки продаж по складам.
¶ Варианты отчетов
Вариант отчета — это настройка отчета, которая содержит описание группировок, отборов, условных оформлений и т.п.
Варианты отчета удобно использовать, когда настройка отчета будет использоваться повторно в дальнейшем. В таком случае, пользователь может сохранить текущий вариант отчета, и в следующий раз ему не потребуется заново выполнять настройку.
Для того чтобы сохранить вариант отчета, выберите команду Варианты настроек – Сохранить вариант отчета. Будет открыто окно управления вариантами отчетов.
Укажите понятное наименование настройки и укажите, кому будет доступен отчет — только вам или всем пользователям.
Если вы хотите, чтобы для данного отчета сохраняемая настройка устанавливалась по умолчанию при открытии отчета, установите флаг Использовать по умолчанию.
Данный флаг действует только для пользователя-автора настройки.
Нажмите кнопку Сохранить текущую настройку. После этого сохраненная настройка будет отображаться в списке вариантов отчетов.
В заголовке отчета будет отображено наименование текущего варианта, а настройки структуры отчета будут установлены согласно выбранному варианту.
